เปิดข้อมูล หลักการทำ e-Tax Invoice สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

หากผู้ประกอบกิจการมีรายได้เข้าเกณฑ์ถึง 1.8 ล้านบาท จะต้องมีหน้าที่ต้องยื่นขอจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม และหลังจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ต้องจัดทำรายงานภาษีซื้อ ภาษีขาย รวมถึงทำแบบ ภ.พ.30 พร้อมเอกสารใบกำกับภาษี เพื่อนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่มแก่กรมสรรพากรทุกเดือน ถึงแม้ว่าในเดือนนั้นๆ จะไม่มีรายได้หรือรายจ่ายเลยก็ตาม ก็ต้องนำส่งแบบ ภ.พ.30 เปล่าแก่กรมสรรพากรด้วย

ดังนั้น การจัดทำ e-Tax Invoice และการจัดเก็บ รวมถึงส่งมอบไฟล์ข้อมูลให้กับผู้ซื้อ สำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่จด VAT จะมีความสะดวกมากขึ้น เมื่อเข้าระบบ e-Tax Invoice by Email ซึ่งกรมสรรพากรได้กำหนดหลักเกณฑ์ วิธีการในการดำเนินการจัดทำ การส่ง หรือการเก็บรักษาใบกำกับภาษี ไว้หลายประการ ซึ่งผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม สามารถศึกษาได้จากข้อมูลที่จะนำเสนอดังนี้

ธุรกิจแบบไหน ที่ควรใช้ระบบ e-Tax Invoice by Email
ระบบการจัดทำและนำส่งข้อมูลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ผ่านอีเมล หรือ e-Tax Invoice by Email จะเหมาะกับผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มรายย่อยที่มีรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปี และออกใบกำกับภาษีจำนวนไม่มาก ไม่มีการบริหารจัดการด้านเอกสารที่เป็นระบบขนาดใหญ่ รวมถึงอาจไม่พร้อมที่จะออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์แบบสมบูรณ์ตามที่กรมสรรพากรกำหนดผ่านระบบกลางของสำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ได้

ในส่วนของขั้นตอนการจัดทำจะไม่ยุ่งยากและไม่ซับซ้อน ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม สามารถจัดทำ ส่งมอบ และเก็บรักษา e-Tax Invoice ผ่านทาง Email ได้ โดยการประทับรับรองเวลา และระบบจะส่งไฟล์ข้อมูลให้กับผู้ซื้อและผู้ขายสินค้า เพื่อจัดเก็บหรือใช้เป็นหลักฐานในการทำธุรกรรมต่อไป

เงื่อนไขการจัดทำ e-Tax Invoice by Email
เนื่องจากทางกรมสรรพากรได้กำหนดหลักเกณฑ์ วิธีการในการดำเนินการจัดทำ การส่ง และการเก็บรักษา e-Tax Invoice โดยการประทับรับรองเวลา เพื่อเป็นทางเลือกของผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ในการจัดทำ ส่ง หรือเก็บรักษา e-Tax Invoice ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งผู้มีสิทธิยื่นคำขอจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ คือผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ตามมาตรา 77/1(6) แห่งประมวลรัษฎากร โดยสรุปประเด็นสำคัญได้ดังนี้

1. ระบบการจัดทำ e-Tax Invoice ทางอิเล็กทรอนิกส์
2. เอกสารที่ต้องจัดทำในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์
3. การนำส่งข้อมูลให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือรับบริการ ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนส่งข้อมูล e-Tax Invoice ทางที่อยู่จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้แจ้งต่อกรมสรรพากร ไปยังที่อยู่จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ของผู้ซื้อสินค้าหรือรับบริการ และที่อยู่จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ของระบบประทับรับรองเวลา
4. ข้อความใน e-Tax Invoice ไม่ถูกต้องครบถ้วน ไม่ว่าผู้ประกอบการจดทะเบียนจะเห็นเอง หรือเมื่อได้รับการร้องขอให้ยกเลิก e-Tax Invoice ฉบับเดิม ซึ่งได้จัดทำและส่งมอบให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ
5. กรณี e-Tax Invoice เกิดความเสียหายหรือสูญหาย กรณีนี้ผู้ประกอบการจดทะเบียนไม่จำต้องออกใบแทนใบกำกับภาษี แต่สามารถส่งใบกำกับภาษีฉบับเดียวกันที่ได้รับจากการประทับรับรองเวลาให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือรับบริการได้
6. การเก็บรักษาข้อมูล
7. ข้อความที่ต้องระบุไว้ในชื่อเรื่องของจดหมายอิเล็กทรอนิกส์
8. ระยะเวลาบังคับใช้ โดยมีผลใช้บังคับตั้งแต่วันที่ 1 มิถุนายน 2566 เป็นต้นไป สามารถศึกษารายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ เว็บไซต์กรมสรรพากร

ดังนั้นหากกิจการขนาดเล็กที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว สามารถสมัครเข้าระบบ e-Tax Invoice by Email ได้โดยการเข้าไปที่เว็บไซต์เพื่อยื่นคำขอได้จากกรมสรรพากร จากนั้นกรอกเลข เพื่อจะได้รับข้อมูลที่ถูกต้องครบถ้วน ประจำตัวผู้เสียภาษีอากรและตรวจสอบข้อมูล พิมพ์เอกสาร ก.อ.01 เพื่อลงนาม สแกน ก.อ.01 และเอกสารที่เกี่ยวข้องเพื่ออัปโหลดเอกสาร หรือหากเจ้าของธุรกิจคิดว่ามีความยุ่งยากและมีรายละเอียดมากเกินไป สามารถปรึกษากับสำนักงานบัญชีคุณภาพ เพื่อจะได้รับข้อมูลที่ถูกต้องครบถ้วน