ทำหัวตารางบัญชีที่เข้าใจง่าย

การทำหัวตารางที่ละเอียด มีข้อมูลสำคัญครบถ้วนและเข้าใจง่ายคือจุดเริ่มต้นของการทำบัญชีอย่างเป็นระบบ เพราะยิ่งหัวตารางของเราออกแบบมาละเอียดเท่าไร การตรวจสอบหาข้อมูลบัญชีก็ยิ่งง่ายและเป็นระเบียบ โดยรายละเอียดสำคัญที่ต้องมี เช่น วันที่ รายการรับเงินสด/เช็ค ผู้จ่ายเงินสด/เช็ค คำอธิบายหรือหมายเหตุ รายรับหรือรายจ่าย เป็นต้น

บันทึกรายการบัญชีอย่างต่อเนื่องตามลำดับ

การทำบัญชีต้องบันทึกรายการตามลำดับที่เกิดขึ้น ไม่ข้ามไปมาหรือสลับลำดับเวลาของเหตุการณ์ต่างๆ เพื่อป้องกันความสับสนและเพื่อความแม่นยำในการตรวจสอบย้อนหลัง เพราะตัวเลขหรือเหตุการณ์บางอย่างอาจมีความเกี่ยวข้องกันตามลำดับเสมอ

หากมีการแก้ไขต้องลงชื่อกำกับด้วยเสมอ

ไม่ว่าจะเป็นการทำบัญชีด้วยการเขียนลงสมุดหรือทำในโปรแกรมคอมพิวเตอร์ หากมีการปริ้นท์เอกสารและแก้ไขจะต้องลงชื่อกำกับทุกครั้งเพื่อให้ตรวจสอบได้ว่าแก้เมื่อไรและโดยใคร เพราะเมื่อเกิดข้อผิดพลาดหรือต้องการตรวจสอบย้อนหลังจะสามารถตามได้ว่าใครเป็นผู้แก้ไขบัญชี

แยกหมวดหมู่เอกสารให้เป็นระเบียบ

งานบัญชีมีเอกสารหลากหลายที่ต้องเก็บและคัดแยก ไม่ว่าจะเป็นใบเสร็จรับหรือจ่ายเงิน แฟ้มประวัติลูกหนี้ ใบเสร็จที่ออกให้ลูกค้า แฟ้มเจ้าหนี้ เป็นต้น เพราะฉะนั้นควรคัดแยกและเก็บเอกสารในหมวดหมู่เดียวกันให้เป็นระเบียบ อาจใช้ระบบจัดเก็บตามวันที่หรือตัวอักษรเข้ามาช่วย หากมีบัญชีที่ต้องอ้างถึงเอกสารอะไรก็ต้องจดบันทึกให้ชัดเจนทุกครั้งด้วยเพื่อใช้ในการอ้างอิง

ทำการสรุปบัญชีทุกเดือน

ทุกๆ สิ้นเดือนให้ทำการสรุปบัญชีทุกครั้ง ซึ่งเคล็ดลับข้อนี้นักบัญชีทุกคนต่างรู้ดี เพราะการสรุปบัญชีจะช่วยให้เรามองเห็นภาพรวมของรายรับรายจ่ายแต่ละเดือนได้ชัดเจน และทำให้สามารถวางแผนการใช้จ่ายในเดือนต่อๆ ไปได้ดีขึ้น